Komandas pārvaldības lietotnes ir lieliskas, lai ikvienu komandas dalībnieku informētu par organizāciju. Izmantojot Asana, vadītāji var efektīvi sadalīt uzdevumus un pievienot viesu dalībniekus atbalsta komandām, lai nodrošinātu papildu darbaspēku saviem svarīgajiem projektiem.
Neatkarīgi no tā, vai vadāt komandu vai esat tikai dalībnieks, mēs jums pastāstīsim visu par projektu vadības apgūšanu un to, kā pievienot viesus savai organizācijai vai komandai pakalpojumā Asana. Lasiet tālāk, lai uzzinātu vairāk.
Kā pievienot viesus Asana
Asana ļauj uzņēmumiem pievienot jaunus dalībniekus, pat ja tiem nav e-pasta domēna. Šī funkcija ir noderīga, lai pievienotu jaunus līdzstrādniekus konkrētiem uzdevumiem vai pievienotu klientus, lai sekotu jūsu progresam. Viesa statuss ļauj ikvienam bez e-pasta adreses ar organizācijas domēnu kļūt par organizācijas viesi.
Organizāciju administratori programmā Asana ir personas, kuras ir pilnvarotas uzaicināt un pievienot viesus. Viņi var izlemt, kurš var pievienot jaunus dalībniekus, izvēloties, vai tikai administratori, organizācijas dalībnieki vai visi var uzaicināt jaunus cilvēkus komandai.
Tālāk ir norādīts, kā uzaicināt viesus no Admin Console.
- Atveriet Asana un augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz pogas "Dalībnieki".
- Pieskarieties pogai “Uzaicināt dalībniekus”.
- Ievadiet tās personas e-pasta adresi, kuru vēlaties uzaicināt.
- Nolaižamajā izvēlnē izvēlieties projektu, kuram vēlaties tos piešķirt.
- Apstipriniet, noklikšķinot uz "Sūtīt".
Tālāk ir norādītas darbības, lai uzaicinātu kādu pievienoties projektam.
- Atveriet Asana un projektu, kurā vēlaties uzaicināt jaunus viesus.
- Noklikšķiniet uz ikonas "Dalībnieki", un tiks atvērts logs "Kopīgot projektu".
- Varat uzaicināt jaunus komandas dalībniekus vai viesus, ierakstot viņu vārdu vai e-pasta adresi.
Kā uzaicināt cilvēkus savā organizācijā
Vienkāršākais veids, kā uzaicināt jaunus dalībniekus vai viesus uz saviem projektiem, ir nosūtīt viņiem koplietojamu uzaicinājuma saiti. Asana lietotāji var kopīgot šīs saites daudzos kanālos, piemēram, Slack, Microsoft Teams, e-pastā vai pat izmantojot īsziņu. Kopīgojamas saites ir lieliskas, lai uzaicinātu jaunus dalībniekus, un e-pasts ir vislabākais viesiem.
Ja vēlaties kādu uzaicināt piedalīties projektā, rīkojieties šādi:
- Atveriet Asana.
- Kreisajā sānjoslā atrodiet projektu, kuru vēlaties kopīgot.
- Noklikšķiniet uz pogas "Kopīgot", kas atrodas augšējā labajā stūrī.
- Izvēlieties, vai vēlaties uzaicināt kādu, izmantojot e-pastu vai koplietojamu saiti.
- Kopējiet saiti, lai kopīgotu projektu.
Ja vēlaties kādu uzaicināt komandā, rīkojieties šādi:
- Atveriet Asana.
- Noklikšķiniet uz savas komandas nosaukuma.
- Pieskarieties pogai “Uzaicināt”.
- Uznirstošajā logā izlemiet, vai vēlaties uzaicināt dalībniekus, izmantojot e-pastu vai saiti.
Papildu bieži uzdotie jautājumi
Vai Asana varat saglabāt projektus un uzdevumus privātus?
Jā, jūs pilnībā kontrolējat visus savus projektus Asana, un jūs varat izlemt par to statusu. Atļauju vadīklas ļauj sekot līdzi katrai informācijai un tās redzamībai organizācijas dalībniekiem. Katrs indivīds var noteikt, vai vēlas dalīties ar kaut ko tikai ar savu komandu un līdzstrādniekiem vai ar visiem citiem organizācijas darbiniekiem.
Ja uzdevumi ir daļa no privāta projekta, to redzamība ir ierobežota tikai līdzstrādniekiem, kas strādā tieši pie projekta un tā uzdevumiem. Katrs līdzstrādnieks var redzēt savus uzdevumus vai apakšuzdevumus, bet nevar piekļūt citu personu uzdevumiem, pat ja viņi atrodas tajā pašā organizācijā.
Dažreiz, ja vēlaties, lai konkrēta informācija paliktu dažu komandas dalībnieku vidū, varat atzīmēt šos projektus kā privātus vai pat tikai komentārus. Kad iestatāt savus uzdevumus kā publiskus, tie kļūst pieejami ikvienam jūsu organizācijā vai komandā.
Kad nolemjat mainīt sava projekta privātumu, jums ir jādara šādi:
• Noklikšķiniet uz “+” augšējā labajā stūrī.
• Tur būs redzami visi dalībnieki un viesi savā komandā, un augšpusē būs redzams vienums “Padarīt privātu”.
• Kad noklikšķināsit uz “Padarīt privātu”, jūsu projekts kļūst pieejams tikai komandas dalībniekiem.
Alternatīvi, ja vēlaties mainīt uzdevuma statusu uz privātu, veiciet tālāk norādītās darbības.
• Atveriet uzdevumu programmā Asana.
• Augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz “Padarīt privātu”.
• Tādā veidā uzdevums ir privāts, un to var skatīt tikai jūs un citi līdzstrādnieki.
• Noņemiet visus līdzstrādniekus lapas apakšā, ja vēlaties, lai šis uzdevums būtu privāts.
Vai vienam projektam varat pievienot gan dalībniekus, gan viesus?
Patiešām, vienam projektam varat pievienot gan dalībniekus, gan viesus. Kad viņi būs vienā komandā, viņi varēs redzēt viens otra vārdus un vairāk mijiedarboties. Ja divi viesi pašlaik redz viens otru kā “privātu lietotāju”, tas nozīmē, ka viņi nestrādā pie viena projekta vai nav vienā komandā. Kad viņi ir piešķirti vienam projektam, viņu vārdi kļūst redzami.
Dalībniekiem ir atļauts uzaicināt viesus organizācijā, bet administratori ir tie, kas pieņem galīgos lēmumus. Protams, dalībnieks var pievienot viesus tikai tiem projektiem, pie kuriem viņš strādā, un administrators var pievienot tos visiem aktīvajiem, kā arī slēptajiem projektiem.
Vai Asanā var būt vairāki pilnvarotie?
Pašlaik programmā Asana nav iespējams izmantot vairākus pilnvarotos. Vienam uzdevumam var piešķirt tikai vienu personu, jo tā ir atbildīga par tā izpildi.
Viens veids, kā koplietot uzdevumu starp dažādām personām, ir pievienot vienu vai vairākus apakšuzdevumus, kuros varat viegli piesaistīt vairākus līdzstrādniekus. Vēl viens veids ir izmantot opciju “Piešķirt kopijas”, lai vairāk cilvēku strādātu ar viena un tā paša uzdevuma kopijām.
Vai Asana integrējas ar komandām?
Asana un Microsoft Teams ir kopīgi izveidojuši veiksmīgu komandas pārvaldības rīku. Izmantojot Asana for Microsoft Teams, komandas var strādāt kopā efektīvāk. Šīs integrācijas ietvaros varat izmantot Teams, lai runātu ar līdzstrādniekiem, un Asana, lai izplatītu uzdevumus.
Lūk, ko integrācija ļauj paveikt:
• Sekojiet Asana uzdevumiem, projektiem un atjauninājumiem programmā Teams.
• Izmantojiet Teams, lai meklētu projektus programmā Asana.
• Izveidojiet pielāgotus paziņojumus, kas darbojas abās platformās.
• Pielāgojiet visas paziņojumu preferences.
• Izmantojiet visus Microsoft Office failus un pievienojiet tos Asana projektiem un uzdevumiem.
• Izmantojiet OneDrive, lai saglabātu visus svarīgos datus Asana uzdevumiem un projektiem.
Ko viesi var darīt Asana?
Viesiem nevar būt tāds pats piekļuves līmenis kā organizācijas dalībniekiem. Turklāt viņi varēs redzēt tikai to informāciju vai failus, kas ir īpaši kopīgoti ar viņiem vai grupā, kurā viņi atrodas. Viesi var redzēt uzdevumus, projektus un publiskos projektus, kas ir kopīgoti ar viņiem, bet kuriem nav rediģēšanas atļaujas. viņiem.
Ir pieejamas maksas funkcijas, taču, ja runa ir par pielāgoto lauku izveidi, rediģēšanu vai pat dzēšanu, tas nebūs iespējams, ja esat Asana viesis.
Viesiem ir pieejama šāda piekļuve:
• Viesi nevar kļūt par grupas dalībniekiem
• Viesi nevar kļūt par grupas dalībniekiem, nemainot savu e-pasta adresi
• Viesi nevar pārlūkot citas komandas vai piekļūt dažādām organizācijas grupām
Ko nozīmē būt viesim organizācijā?
Viesi ir lietotāji, kuriem nav oficiāla uzņēmuma e-pasta konta. Viņi saņem uzaicinājumu palīdzēt komandai ar vienu vai vairākiem projektiem. Izmantojot viesa statusu, varat sazināties ar klientiem, klientiem vai jebkuru citu, kas strādā pie projekta. Tomēr organizācijā varat redzēt tikai to, ko citi ir kopīgojuši ar jums.
Programmā Asana viesi var pievienot vai rediģēt vērtības projektā vai uzdevumā, taču viņi nevar tās izdzēst vai izveidot jaunas. Turklāt viņiem ir piekļuve visām augstākās kvalitātes funkcijām, kuras viņiem atļaujat izmantot, izņemot pielāgoto lauku pārvaldību.
Vai viesi var redzēt viens otru?
Viesi var redzēt viens otru tikai tad, ja viņi kopā strādā pie vismaz viena projekta. Pretējā gadījumā viņi redzēs citus kā “privātus lietotājus”. Tādā veidā organizācija nodrošina, ka viņi nevar redzēt savus vārdus, ja vien viņi pie kaut kā nestrādā kopā.
Kāda ir atšķirība starp viesu un ierobežotas piekļuves dalībnieku?
Gan viesi, gan ierobežotas piekļuves dalībnieki (LAM) atrodas korporatīvo kāpņu apakšā. Būtībā LAM jau ir daļa no organizācijas, savukārt Viesi ir pagaidu komandas dalībnieki. Protams, ja viesis izrādīs talantu un apmierinošus rezultātus, viņš var kļūt par LAM vai pat par Biedru.
Kamēr viesi nedala uzņēmuma domēnu un netiek iekļauti Asana plānā, LAM ir uzņēmuma e-pasta adrese un vietu skaits uzņēmumā. Viesa statuss pastāv tikai organizācijās un LAM, kas ir daļa no organizācijām un darbvietām programmā Asana.
Vienmēr palieciet uz ceļa
Darbs ar komandām nav viegls uzdevums, taču tādi rīki kā Asana var palīdzēt pārvaldīt darba slodzi un izveidot funkcionālas komandas, kas nodrošina darbu laikā. Tas ir aprīkots ar īpašu rīku komplektu, kas ļauj administratoriem ar dažiem klikšķiem pievienot dalībniekus, viesus un mainīt komandas locekļus, tāpēc tas ir neaizstājams rīks jebkuram profesionālam uzņēmumam.
Cerams, ka esam palīdzējuši jums saprast, kā Asana darbojas un kā to maksimāli izmantot. Turklāt tagad jūs zināt, kā savai komandai pievienot viesus un pārvaldīt visu savu projektu redzamību.
Vai jums patīk izmantot Asana? Vai esat to izmantojis kopā ar Microsoft Teams?
Pastāstiet mums vairāk par to komentāru sadaļā zemāk.