BCC izveide pašam ir ļoti noderīga lieta, lai sekotu līdzi e-pastiem. Ja vēlaties, lai iesūtnē būtu e-pasts, ko nosūtījāt, parasti ar mērķi sekot līdzi, pareizā izvēle ir pievienot savu e-pasta adresi kā BCC. Tomēr cilvēki bieži to neievēro, sūtot svarīgu e-pasta ziņojumu, kā rezultātā viņi aizmirst sekot līdzi. Tas var viegli novest pie problēmām.
Par laimi, ir veids, kā automātiski iestatīt BCC, kad nosūtāt e-pastu, un tas ir drošs veids, kā nodrošināt, ka sekojat katram e-pastam. Tomēr automātiskās BCC iespējošana nav īsti vienkārša. Tas ietver kārtulas izveidi programmā Outlook.
Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus
Automātiskā BCC un CC ir liela lieta programmā Outlook. Lai gan, lai to panāktu, jums būs jālejupielādē jauns papildinājums savam pārlūkprogrammas e-pasta kontam, taču Microsoft Outlook ļauj izveidot kārtulu. Noteikumu funkcija ir atrodama zem Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus izvēlnes opcija ekrāna augšējā vidusdaļā, sadaļā Mājas cilnē zem Noteikumi ikonu.
Klikšķis Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus un jūs redzēsit jaunu logu, kurā būs iespēja izveidot jaunu noteikumu. Klikšķis Jauns noteikums šī loga augšējā kreisajā stūrī. Jūs redzēsit 3 kategorijas: Esiet organizēti, Esiet lietas kursā, un Sāciet ar tukšu noteikumu. Izvēlieties Piemērot noteikumu maniem nosūtītajiem ziņojumiem saskaņā Sāciet ar tukšu noteikumu kategorijā.
Nosacījumi
Noteikumu vedņa logā varat izvēlēties, kuri e-pasta ziņojumi jums tiks nosūtīti kā BCC. Piemēram, pārbaudot ar konkrētiem vārdiem priekšmetā opcijas, jūs veidojat automātisko BCC kārtulu e-pastiem ar noteiktiem jūsu pieminētajiem vārdiem.
Tā kā jūs esat e-pasta sūtītājs, varat izmantot šo gudro iespēju, lai automātiski kārtotu savus e-pasta ziņojumus. Varat pievienot vārdu “Sekošana” konkrētu vārdu sarakstam un atzīmēt ar šo vārdu e-pasta ziņojumus, kuriem ir nepieciešams sekot.
Ir arī daudz citu interesantu nosacījumu, ko varat iestatīt saviem e-pastiem. Ja vēlaties, lai visas jūsu nosūtītās vēstules tiktu saglabātas jūsu iesūtnē kā BCC, vienkārši noklikšķiniet uz Nākamais, neatzīmējot nevienu no uzskaitītajām rūtiņām.
Izņēmumi
Izņēmumi būtībā ir pretēji šeit norādītajiem nosacījumiem. Kā jūs droši vien uzminējāt, šeit jūs iezīmējat situācijas, kurās jūs ne vēlaties iekļaut sevi kā BCC. Jūs varētu sekot tam pašam piemēram no augšas un izmantot izņemot gadījumus, ja priekšmets satur konkrētus vārdus iespēja pievienot izņēmumu. Šajā piemērā varat izmantot komandu “non-follow-up”, taču tas var radīt jucekli un pat kļūdu, jo papildu vārdi jau ir daļa no jūsu nosacījumiem.
Jums, iespējams, ir labāk ar izņemot gadījumus, kad tie tiek nosūtīti personām vai publiskai grupai vai izņemot gadījumus, kad tie ir piešķirti kādai kategorijai izņēmumi.
Darbības
Šeit jūs "ieprogrammējat" darbības, uz kurām attiecas šis noteikums. Tas nozīmē, ka šeit jūs izvēlaties, kas notiks ar e-pastiem, kuriem esat iestatījis nosacījumus. Jūs vēlaties pārliecināties, ka jūsu sūtītais e-pasts nonāk jūsu iesūtnē, taču diemžēl šeit nepastāv tieša BCC komandu automatizācija. Tas nenozīmē, ka nevarat atdarināt BCC.
Pirmkārt, atlasiet Kopējiet ziņojumu cilvēkiem vai publiskai grupai Noteikumu vedņa solī Darbības. Tagad noklikšķiniet cilvēki vai publiska grupa un ievadiet savu e-pasta adresi. Tādā veidā jūs pārliecināsities, ka jūsu nosūtītais e-pasts, kas atbilst noteiktajiem nosacījumiem, nonāks jūsu iesūtnē. Ja nevēlaties, lai jūsu e-pasta adrese būtu publiski redzama jūsu sūtītajos e-pastos, pārbaudiet Pārvietojiet kopiju uz norādīto mapes opciju pirmajā darbībā noklikšķiniet uz Norādītā mape saiti un atlasiet savu iesūtni.
BCC jūsu iesūtnē
Sava pasta pielāgošana savām vajadzībām sniegs jums milzīgas priekšrocības jūsu darbā. Tas nodrošinās, ka jūsu iesūtne ir precīzi sakārtota un laba organizācija ir būtiska jebkurā darbā. Protams, Outlook noteikumu vednim ir vairāk lietošanas gadījumu, nevis tikai automātiska BCC iestatīšana. Tomēr ir ļoti svarīgi rūpīgi plānot lietas un pārliecināties, ka izņēmumi un nosacījumi nepārklājas un ka tie ietver pareizos e-pasta veidus.
Labi izveidoti automātiskie BCC noteikumi var jums daudz palīdzēt iesūtnes kārtošanā. Tomēr, ja to darīsit slikti, jūs varat pārpludināt iesūtni, radot vēl lielāku problēmu nekā tā, kuru plānojāt atrisināt.
Vai programmā Outlook izmantojat automātisko BCC? Kā jūs to iestatījāt? Kādus izņēmumus un nosacījumus jūs izmantojat un kādus citus noteikumus jūs izveidojāt?