Ja jums ir jāizveido kaut kas saraksts, ir vilinoši redzēt Excel kā noklusējuma repozitoriju: galu galā tas ir tikai neliels vienumu saraksts jums vai dažiem tuviem kolēģiem.

Varbūt jums ir nepieciešams kaut kas sarežģītāks, piemēram, aprēķinu formulas vai makro programmēšana, lai automatizētu datu vākšanu un apstrādi.

Diemžēl viena no lielākajām problēmām ir arī tas, ar kādu viegli varat sākt strādāt programmā Excel vai konkurējošā izklājlapu programmā. Tas, kas programmā Excel sākas kā neliels projekts, pārvēršas par kaut ko milzīgu, un šajā brīdī jūs varat saskarties arī ar ātruma un stabilitātes problēmām vai pat attīstības problēmām, kuras nevarat atrisināt.

Turklāt lielo datu pārvaldības uzdevumi bieži rada nopietnas problēmas, piemēram, organizēšanu, ieviešanu, failu klasifikāciju, datu bāzes pārvaldību, lietotāju sadarbību un citas. Viss, kas nepieciešams, lai izjauktu datu bāzes struktūru, ir datu ievietošana nepareizā apgabalā, datu nekonsekventa ievadīšana vai pat divu cilvēku darbs pie vienas lapas. Var noiet greizi vairākas lietas, izraisot laika aizkavi un iespējamu datu zudumu.

Šajā rakstā ir izskaidrotas visbiežāk sastopamās problēmas, kas rodas, izmantojot Excel izklājlapas, kā tās novērst un kad labāk ir pārslēgties uz datu bāzi.

1. problēma: Excel vairāku lietotāju rediģēšana

Kad Excel sistēmas attīstās organiski, jūs ātri saskaraties ar problēmām, kad viens lietotājs jebkurā laikā atver darbgrāmatu, bet otrai personai tiek paziņots, ka tā jau ir atvērta. Otrais lietotājs var atcelt, gaidīt vai skatīt tikai lasāmu versiju. Programmas Excel solījums jums paziņot, kad otra persona iziet no darbgrāmatas, ir azarts, jo tas tik bieži nepārbauda statusu un, iespējams, nekad jūs neapskaidro. Pat ja tā notiek, kāds cits var pieteikties un atvērt failu pirms jums.

Lai izvairītos no “solo lietotāja” efektiem, varat izmantot programmu Excel Online (izgrieztā, tīmekļa Excel versija) vai ieslēgt Koplietojamās darbgrāmatas funkciju. Šeit ir īss ceļvedis, kā koplietot izklājlapu.

1. Atveriet vajadzīgo izklājlapu un noklikšķiniet uz Fails virsotnē.
2. Pēc tam izvēlnē kreisajā pusē noklikšķiniet uz Dalīties lai atvērtu jaunu logu.
3. Tagad ievadiet tā lietotāja informāciju, ar kuru vēlaties koplietot izklājlapu.

Varat arī sadalīt datus vairākās darbgrāmatās, lai dažādi cilvēki strādātu pie dažādām darbgrāmatām, neslāņojot viens otra pirkstos.

2. izdevums: Excel koplietotās darbgrāmatas

Programmā Excel Online pēc noklusējuma ir pieejami vairāki redaktori, taču tai trūkst daudz funkcionalitātes. Pakalpojums nepretendē uz kaut ko citu, izņemot vienkāršākos uzdevumus. Lai gan šķiet, ka koplietojamo darbgrāmatu funkcijai tai vajadzētu veikt savu darbu, tas ir pilns ar ierobežojumiem. Piemēram, ja darbgrāmata ir koplietota, nevar izveidot tabulu vai izdzēst šūnu bloku.

Kad Excel sistēmas attīstās dabiski, rodas problēma, ka darbgrāmatu vienlaikus var atvērt tikai viens lietotājs.

Ir risinājumi dažiem tiešsaistes Excel ierobežojumiem. Citiem tas nozīmē mainīt darbgrāmatas struktūru, nevis izmantot jau iestatītu darbgrāmatu, taču šis scenārijs bieži traucē. Rezultātā koplietotu darbgrāmatu nav iespējams izmantot tāpat kā parastu viena lietotāja darbgrāmatu.

Izmaiņas koplietotajās darbgrāmatās tiek sinhronizētas starp lietotājiem katru reizi, kad darbgrāmata tiek saglabāta. Šī darbība tiek ievietota noteiktā grafikā, piemēram, piespiežot saglabāt ik pēc piecām minūtēm. Tomēr regulāras taupīšanas un katra lietotāja izmaiņu izsekošanas izmaksas ir diezgan lielas. Darbgrāmatas var ātri palielināties un noslogot jūsu tīklu, palēninot citu sistēmu darbību.

3. izdevums: Excel saistītās darbgrāmatas

Datu sadalīšana vairākās darbgrāmatās var nodrošināt risinājumu vairāku lietotāju rediģēšanas problēmai. Tomēr, visticamāk, starp tām būs jābūt saitēm, lai vienā ievadītās vērtības tiktu izmantotas citā. Saites starp darbgrāmatām ir noderīgas arī atsevišķu datu glabāšanai atsevišķos failos, nevis atsevišķas lapas vienā darbgrāmatā.

Kaitinoši, šīs saites ir vēl viens neapmierinātības un nestabilitātes avots. Tie kļūst absolūti, ieskaitot pilnu ceļu uz avota darbgrāmatu, vai relatīvi, ieskaitot atšķirību starp avota un mērķa ceļu. Lai gan tas izklausās saprātīgi, programma Excel izmanto slepenus noteikumus, lai izlemtu, kad izmantot katru saišu veidu un tos mainīt.

Noteikumus regulē vairākas iespējas un tas, vai darbgrāmatas tika saglabātas pirms saišu ievietošanas. Saites mainās arī tad, kad saglabājat darbgrāmatu vai atverat un izmantojat Saglabāt kā lai izveidotu dublikātu, nevis kopētu failu, izmantojot Failu pārlūks. Visas šīs neskaidrības un nenoteiktības rezultāts ir tāds, ka saites starp darbgrāmatām viegli pārtrūkst, un atkopšana no bojātām saitēm ir laikietilpīgs process. Neviens nevar piekļūt ietekmētajiem failiem.

Saistītie dati tiek atjaunināti tikai tad, kad faili tiek atvērti, ja vien jūs īpaši nenoklikšķināt Dati > Vaicājumi un savienojumi > Rediģēt saites > Atjaunināt vērtības. Šeit ir ātra demonstrācija.

1. Atveriet vajadzīgo izklājlapu un noklikšķiniet uz Dati virsotnē.
2. Tagad atrodiet Vaicājumi unSavienojumi un noklikšķiniet uz Rediģēt saites.
3. Pēc tam atlasiet Atjaunināt vērtības.

Ja jūsu saites nav starp divām darbgrāmatām, bet aptver trīs vai vairāk, jums ir jāatver visas darbgrāmatas pareizā secībā, lai nodrošinātu visus atjauninātos datu procesus pareizajā secībā, sākot no pirmās līdz otrajai un trešajai. Ja mainījāt vērtību pirmajā darbgrāmatā un pēc tam atvērāt trešo, tajā netiks rādītas nekādas izmaiņas, jo otrajā darbgrāmatā tās vērtības nebija atjauninātas.

Šī datu ķēde ir loģiska, taču tā palielina iespējamību, ka informācija ir nepareiza vai ka mēģināsit atvērt darbgrāmatu, ko kāds cits jau rediģē.

Protams, varat mēģināt izvairīties no saistītām darbgrāmatām, taču pastāv iespēja, ka jūs ievadīsit vienus un tos pašus datus vairāk nekā vienā darbgrāmatā, un līdz ar to pastāv risks, ka katru reizi tie tiks ievadīti nedaudz atšķirīgi.

4. problēma: Excel datu validācija

Kļūdas var iezagties datos jebkurā datorsistēmā: cilvēki nepareizi ieraksta vārdus vai transponē ciparus skaitļos ar monotonu regularitāti. Ja jūsu dati netiek pārbaudīti, kā tie ir ievadīti, jums radīsies problēmas.

Pēc noklusējuma programma Excel pieņem jebkādus lietotāju veidus. Uzmeklēšanas sarakstos ir iespējams iestatīt validāciju, taču tos ir grūti uzturēt, galvenokārt, ja vienu un to pašu lauku izmanto vairāk nekā vienā vietā. Ja lietotājiem ir jāievada dokumentu ID numuri vai klientu atsauces numuri bez pārbaudēm, ir viegli sasaistīt nepareizus ierakstus, to nemanot. Sistēmas datu integritāte tiek nāvējoši apdraudēta, un jebkura datu analīze ir aizdomīga.

Jūs jau varat ciest no datu validācijas problēmu sekām, neapzinoties galveno cēloni. Apsveriet situāciju, kad programmā Excel ir pieejams rēķinu saraksts. Lietotājs katrā rēķinā klienta vārdu ieraksta nedaudz savādāk. Rezultātā jūs saņemat rēķinus uzņēmumiem “Jones Ltd”, “Jones Limited”, “Jonse Ltd” un “joness”. Iespējams, jūs zināt, ka tie visi attiecas uz vienu un to pašu uzņēmumu, bet Excel to nedara. Jebkura rēķinu datu analīze, piemēram, rakurstabula, kas balstīta uz klientiem pa mēnešiem, nodrošina vairākus rezultātus, ja tiem vajadzētu būt tikai vienam.

5. problēma: Excel navigācija

Navigācija lielās darbgrāmatās ir sarežģīta. Loga apakšā esošās loksnes ir šausmīgs mehānisms, kā orientēties, ja to ir daudz. Ja ekrānā ir vairāk attēlojamu ciļņu, ir grūti atrast vajadzīgo. Šis ir ātrs veids, kā pārvietoties pa lapām.

1. Ekrāna apakšdaļā kreisajā pusē ar peles labo pogu noklikšķiniet uz bultiņu pogām, kas atrodas pa kreisi no lapu nosaukumiem, lai atvērtu Aktivizējiet lapu dialoglodziņš.

Ir uzskaitītas tikai pirmās 20 lapas, pirms jums ir jāritina saraksts. Nav iespējams kārtot, grupēt vai meklēt vajadzīgo lapu. Logam vajadzētu izskatīties līdzīgi kā parādīts zemāk.

6. problēma: Excel drošība

Excel darbgrāmatām varat pievienot drošību, taču tajā ir daudz problēmu. Aizsardzība ir daudz vairāk vērsta uz darbgrāmatas struktūras, nevis datu aizsardzību. Varat mēģināt bloķēt dažas lapas un šūnas, lai neļautu lietotājiem mainīt struktūru un formulu, taču, ja viņi var redzēt datus, viņi parasti var mainīt visus vai visus tos (ja vien neveicat radošu makro programmēšanu).

7. problēma: Excel ātruma problēmas

Excel nav ātrākā lietojumprogramma, un tās programmēšanas valoda VBA ir gausa salīdzinājumā ar profesionālākām programmēšanas valodām, piemēram, C#. Šis scenārijs izriet no Excel paredzētā lietojuma un elastīguma. Galu galā tas ir izklājlapu dzinējs. Jā, Excel VBA var izmantot, lai pārvaldītu datu sarakstus, taču tas nenozīmē, ka tā ir labākā izvēle šāda veida darbam. Citas lietojumprogrammas ir labāk piemērotas šādiem uzdevumiem, galvenokārt tāpēc, ka tās ir īpaši izstrādātas to veikšanai.

Strukturētu datu datu bāzes izmantošana

Ja saskaraties ar kādu no šajā rakstā aprakstītajām problēmām, neignorējiet to. Ir profesionāla atbilde uz strukturētu datu glabāšanu, kas pazīstama kā datu bāze. Tam nav jābūt biedējošam vai dārgam, un tam ir jāļauj loģiski pārdomāt savus datus, to, kā tie tiek savienoti un kā jūs ar tiem mijiedarbojaties.

Piezīme: Ja pārejat no izklājlapu risinājuma uz datu bāzi, nedublējiet izklājlapas dizainu, izmantojiet iespēju to uzlabot.

Ir pieejamas vispārējas nozīmes datu bāzes lietojumprogrammas, ar kurām varat izveidot individuālu risinājumu. Varat arī atklāt, ka specializēta datu bāzes lietojumprogramma — tāda, kas jau ir izstrādāta jūsu vajadzīgajam mērķim, ir lētāka, ātrāk ieviešama un labāk piemērota.

Piemēram, ja jums ir klientu saraksts un informācija par visu jūsu mijiedarbību ar viņiem, tā tiek uzskatīta par klientu attiecību pārvaldības (CRM) sistēmu. Neskatoties uz savu izdomāto nosaukumu, CRM sistēma ir specializēta datu bāze. Tāpat kontu pakotnes, piemēram, QuickBooks un Sage, ir specializētas datu bāzes. Ja nevarat atrast iepriekš izveidotu lietojumprogrammu, kas atbilst jūsu īpašajām vajadzībām, varat to izveidot pats vai iegūt IT nodaļas vai konsultanta izstrādātu.

Visizplatītākais datu bāzes veids ir relāciju datu bāze, kas savus datus glabā tabulās un sastāv no rindām un kolonnām. Katrā rindā ir dati par atsevišķu vienumu. Piemēram, katrā kolonnā ir aprakstīts cits tēmas atribūts, piemēram, klienta vārds vai kredītlimits.

Lai izveidotu ierakstu, klienta dati jāievada tikai vienu reizi, un pēc tam varat tos izmantot tik daudzos rēķinos, cik nepieciešams.

Tabulās ir noteiktas attiecības starp tām, piemēram, rēķinā ir klienta ID. Šis process nozīmē, ka varat viegli atrast visus rēķinus konkrētam klientam vai izgūt klienta tālruņa numuru no konkrēta rēķina. Lai izveidotu klienta ierakstu, klienta dati ir jāievada tikai vienu reizi, un pēc tam varat tos izmantot tik daudz rēķinu, cik nepieciešams, neievadot tos vēlreiz. Lai izveidotu datu bāzi, jums ir jādefinē šīs tabulas un attiecības un pēc tam jādefinē ekrāna izkārtojumi, kurus vēlaties izmantot datu sarakstam un rediģēšanai.

Ir desmitiem datu bāzes lietojumprogrammu. Daži no tiem ir viegli lietojami un veic visu darbu, ļaujot definēt tabulas, datu ievades ekrānus un atskaites. Citi ir pilnvērtīgāki noteiktās jomās, taču, lai veiktu visu darbu, ir nepieciešami citi rīki.

Piemēram, programma var būt uzticama, definējot tabulas un attiecības, un tai ir spēcīgas analīzes un atskaišu veidošanas funkcijas. Tomēr lietojumprogrammai galu galā trūkst rīku datu ievades ekrānu noteikšanai. Microsoft SQL Server ir acīmredzams piemērs šeit. Tāpat kā citas lielas datu bāzes sistēmas, SQL Server rūpējas par aizmuguri un sagaida, ka priekšgala izstrādei izmantosit citu rīku, piemēram, Visual Studio.

Kuras datu bāzes opcijas jums ir piemērotas?

Datu bāzes opcija Nr. 1: Microsoft Access

Access ir viens no galddatoru datu bāzu vectēviem. To ir viegli lietot, taču to ir viegli ļaunprātīgi izmantot. Varat izstrādāt tabulas, ekrānus un atskaites no nulles vai sākt no veidnes. Dažas no veidnēm ir atklāti amerikāniskas un ne vienmēr māca labu praksi, taču tās ļauj ātri sākt darbu. Ekrāni un programmēšanas līdzekļi var būt diezgan sarežģīti. Gatavo lietojumprogrammu varat izvietot citiem lietotājiem, izmantojot iekštīklu (NEVIS internetu), nevis paļauties uz failu koplietošanu.

Datu bāzes opcija Nr. 2: Microsoft SharePoint

SharePoint ir datubāze, kā arī dokumentu glabāšanas mehānisms. Varat to izmantot, lai izveidotu vienkāršus sarakstus un saistītu tos kopā. Veidlapu noformētājs ir nedaudz sarežģīts, taču joprojām ir iespējama pielāgošana. Noderīga ir SharePoint spēja “sagrābt” programmā Excel uzkrāto datu sarakstu un ievietot to pielāgotā sarakstā. Programma padara pielāgoto sarakstu pieejamu ikvienam jūsu tīkla lietotājam un ļauj pievienot drošību, lai ierobežotu to, kurš var ar šiem datiem rīkoties. Varat lūgt SharePoint brīdināt jūs pa e-pastu ikreiz, kad kāds pievieno, rediģē vai dzēš ierakstus. Ja glabājat datus par cilvēkiem, kalendāra vienumiem vai uzdevumiem, varat sinhronizēt šos datus ar programmu Outlook.

Datu bāzes opcija Nr. 3: Zoho Creator

Zoho Office ir tīmekļa lietojumprogramma, kas ietver datu bāzi, kas izmanto vilkšanas un nomešanas funkcionalitāti, lai vienkāršā un intuitīvā veidā izplatītu tās veidlapas. Vilkšanas un nomešanas process tiek izmantots arī mijiedarbības un darbplūsmu programmēšanai. Kā tīmekļa pakalpojums jūsu dati un lietojumprogrammas ir pieejamas no jebkuras vietas ar vienkāršu drošību, lai jūsu dati būtu privāti. Zoho iekasē maksu par katru lietotāju mēnesī, taču tas ierobežo ierakstu skaitu, ko varat saglabāt par šo noteikto cenu. Programma maksā papildus, ja tiek glabāts vairāk datu vai citas funkcijas, piemēram, e-pasta integrācija.

Izmantojot Excel izklājlapas

Kā redzat, programma Excel piedāvā daudzas funkcijas, taču katrā no tām dažās jomās trūkst. Dažreiz cita lietojumprogramma veic darbu labāk, it īpaši, ja tā ir īpaši izstrādāta šim uzdevumam. Citreiz programma Excel darbojas lieliski, piemēram, mazākām datu bāzēm, ja vien zināt, kā novērst problēmu rašanos.

Vai, izmantojot Excel, rodas kādas biežākas problēmas? Kopīgojiet savas domas tālāk sniegtajos komentāros.